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 接受訂單

1,、 操作員在接到業(yè)務(wù)員的工作流程卡后,，檢查上面的簽名是否完整，需要同時(shí)有業(yè)務(wù)員,、部門主管/市場部主管和操作部主管的簽名,。

2、 審核流程卡的信息資料是否齊全,，包括貨名,、重量、體積,、件數(shù),、起運(yùn)港、目的港,、柜型,、柜量、截關(guān)時(shí)間,、船公司,，訂艙代理資料等。

3、 檢查客戶的委托書,，是否和業(yè)務(wù)員的訂艙信息一致,。不一致或有疑問的，及時(shí)提出,。

4,、 了解客人所需要的服務(wù)，是否需要我司拖車,，報(bào)關(guān),？提單需電放還是出正本或者SEA WAY BILL，運(yùn)費(fèi)是

預(yù)付還是到付等,。

5,、 對新客戶，業(yè)務(wù)員需要將完整的客戶資料,，公司名,，地址，電話,，傳真,，給到操作員錄系統(tǒng)。

二,、 訂艙

1,、 操作員根據(jù)工作表資料聯(lián)系訂艙公司安排訂艙，訂艙單上需寫明所訂船公司,，截關(guān)船期,，起運(yùn)港，目的港,，柜型,，運(yùn)價(jià)，貨名和重量等基本資料,；訂艙通過船公司網(wǎng)站服務(wù)平臺提交,，或者通過郵件發(fā)送BOOKING給船公司。

2,、 向船公司或訂艙代理及時(shí)了解艙位狀況,，確認(rèn)放艙時(shí)間，如出現(xiàn)爆艙或船期與工作流程卡不符之處,，及時(shí)向業(yè)務(wù)員反饋,。

三、 放艙

1,、 拿到艙位后,，及時(shí)核對S/O（艙位確認(rèn)書）上的信息,，船名/航次，柜型/柜量,，起運(yùn)港/目的港,，截關(guān)時(shí)間等是否和訂艙一致；如有不同之處,，向船公司或訂艙代理了解情況后及時(shí)向業(yè)務(wù)員反饋,。

2、 如客人自安排拖車的,，將S/O及早給到客人,，在放S/O給客人之前，注意S/O上信息的保密性,，如訂艙人為同行的,，在可以更改抬頭的情況下，改為我司抬頭名,，不要將同行的信息泄露給客人，并了解客人做柜的時(shí)間,。放S/O給客人時(shí),，詢問客人計(jì)劃裝柜的日期。

四,、 拖車

拖車可以分為工廠裝和公共倉庫裝,。

1、 工廠裝,，可分為我司為客人安排拖車或客人自拖兩種,。

1．1 我司安排拖車

1.1.1 和客戶確認(rèn)裝柜的具體日期時(shí)間，地址,，裝貨聯(lián)系人,，電話。

1.1.2 確認(rèn)貨物的重量（確保車隊(duì)車輛可以承載）,，是否需過磅,；如是小柜，確認(rèn)柜子擺放的位置,，是否需要擺放在車尾,？如果需要安排裝貨的是2個(gè)小柜，問客戶是否需要孖拖,，特別注意不能超重,，通常總貨重超過30噸,，不適合安排孖拖,。

1.1.3 確認(rèn)貨物的名稱，尤其是美加線和澳新線，如貨物為木制品包裝的,，拖車時(shí)要考慮客戶是否需要做實(shí)際薰蒸,。美線對貨重限制較嚴(yán)格，注意看S/O限重提示,，并提醒客戶,。

1.1.4 確認(rèn)客人的報(bào)關(guān)方式，是清關(guān)還是轉(zhuǎn)關(guān),，如果是轉(zhuǎn)關(guān),，確認(rèn)轉(zhuǎn)關(guān)地點(diǎn)，是否需要三對照等,。

1.1.5 將S/O和派車單至少提前1-2日給到拖車行,，跟蹤車行打單及提柜情況，以免爆艙或碼頭缺柜,。記住開港日期和截重日期,。

1.1.6 盡早向車行取得柜號和相應(yīng)司機(jī)資料，將裝柜資料提前給到客戶,；

1.1.7 跟進(jìn)客戶的裝貨進(jìn)度,，以免造成拖車押夜，而產(chǎn)生押夜費(fèi)或耽誤船期,。

1．2 客人是自拖車的,，了解客人做柜的日期，于截關(guān)前3日到相應(yīng)的碼頭查詢客戶是否有做柜,，如果查不到柜號的,，主動向客戶了解實(shí)際情況，看是否需要幫助客戶拿Latecome或是貨物有問題需要延遲船期等,，做好客戶,，船公司二者之間良好的溝通。

2,、 倉庫裝貨

2．1 了解貨物入倉日期時(shí)間,，是否需要我司安排拖貨送到倉庫？

2．2 客人自送貨的,，將進(jìn)倉單和倉庫地圖給到客人,，確認(rèn)客人送貨的日期時(shí)間，貨名,，重量,，體積，件數(shù),，送貨司機(jī)車牌和手機(jī),。

2．3 將貨物進(jìn)倉的詳細(xì)資料和SO提前給到倉庫,。

2．4 貨物入倉后，與倉庫核對進(jìn)貨資料是否與客戶提供的相符,，如有不符,，一定要和客人再次確認(rèn)，客戶無誤后通知倉庫安排做柜,。如果倉庫有在線查詢進(jìn)倉數(shù)據(jù),，及時(shí)查看，并發(fā)給客戶核對,。

五,、 貨物申報(bào)

報(bào)關(guān)所需要的資料包括：A，報(bào)關(guān)單,；B,，裝箱單；C,，發(fā)票,；D，銷售合同,；E,，報(bào)關(guān)委托書；F,，貨物申報(bào)要素,；G, 存出倉委托書（散貨報(bào)關(guān)需要）,；另根據(jù)海關(guān)監(jiān)管條件的不同,，有些貨物報(bào)關(guān)還需要報(bào)關(guān)手冊，通關(guān)單,，許可證,，配額等。

1,、 柜貨申報(bào),；

1．1 客人自備報(bào)關(guān)單證的，今早要客人提交電子單證,，并將報(bào)關(guān)行委托代碼信息發(fā)給客戶,，叮囑客戶在網(wǎng)絡(luò)上提前做好電子委托。最好留足2日以上的時(shí)間進(jìn)行報(bào)關(guān),，以免碰到查柜延誤時(shí)間,。

1.1.1 收到客人電子報(bào)關(guān)資料后，檢查單證是否齊全,，數(shù)據(jù)是否相符,，盡早將單證轉(zhuǎn)給報(bào)關(guān)行,。

1.1.2 貨物做柜后，填寫配艙資料給到報(bào)關(guān)行,；包括我司工作單號,，貨物基本資料，如品名,，毛重,，凈重，規(guī)格,，S/O號,，目的港，國家名,，柜號,，柜型，船名,，航次,，截關(guān)日期，出口碼頭,，是否需退稅,，貨物原產(chǎn)地，貨物有無品牌,，重柜紙,。

1.1.3 跟進(jìn)報(bào)關(guān)進(jìn)度，把握好截放行條的時(shí)間,；如遇到商檢或海關(guān)查驗(yàn),，及時(shí)將查柜信息通知客戶，以確認(rèn)客戶貨物是否有無問題,，報(bào)關(guān)放行后,，反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)員和客戶。

1．2 客人報(bào)關(guān)單證,，需委托我司報(bào)關(guān)的,，向客戶要到詳細(xì)的貨物裝箱明細(xì)給到報(bào)關(guān)行，在客戶無單證的情況下,，要和客戶嚴(yán)格確認(rèn)貨物的品牌,，產(chǎn)地等資料。

1．3 客人自報(bào)關(guān)的,，將S/O及柜號等信息發(fā)給客人,，提醒客人截放行條時(shí)間，并可通過相關(guān)碼頭的網(wǎng)站或APP跟進(jìn)客戶的放行情況,，做到心中有數(shù),。

2,、 散貨申報(bào)

2．1 提醒客戶按流程要求，在網(wǎng)絡(luò)平臺上傳提交報(bào)關(guān)單證,，詢問報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)資料有無問題,。

2．2 散貨原則上一天可以報(bào)出關(guān)，可在報(bào)關(guān)當(dāng)天下午5點(diǎn)鐘左右向同行或倉庫報(bào)關(guān)員確認(rèn)貨物報(bào)關(guān)情況,；

2．3 散貨報(bào)完關(guān)后,，向拼箱代理了解貨物的裝柜時(shí)間，我司貨物是否已經(jīng)安排入柜,，避免因意外情況漏裝貨物,。

六、 提單制作

1,、 確定貨已裝運(yùn)后,，根據(jù)船司截SI的時(shí)間，盡早讓客人提前提供提單資料,，制作提單樣本給客人核對,；現(xiàn)因很多船司都是要求一次性的補(bǔ)料，提醒客人不要隨意更改提單,，以免產(chǎn)生改單費(fèi),。及時(shí)將提單信息錄入船公司網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺。

2,、 制作提單的時(shí)候,，要將基本的信息資料，如船名,、航次,，ETD，ETA,，起港,，卸港等準(zhǔn)確的錄入系統(tǒng),。

3,、 有些國家因當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)要求，船公司對提單會有些特別要求,，如需提供貨物商品編碼,，收貨人稅務(wù)登記證號，提單需顯示運(yùn)費(fèi)等,，告之客人在補(bǔ)料時(shí)備齊這些資料,。對信用證要求下的提單，了解是否需要出船證,，確認(rèn)船公司是否能滿足船證要求,；因信用證對提單的要求比較苛刻,，核對提單時(shí)一定要幫助客人仔細(xì)核對！

4,、 通常情況下,，散貨和海外代理的指定貨，簽發(fā)H/BL或電放H/BL給發(fā)貨人,，M/BL做電放或者出正本給代理,。

5、 除提單外,，確認(rèn)客人是否還需要制作其它清關(guān)文件,，如船證、產(chǎn)地證,、保險(xiǎn)單,、薰蒸證書等。

6,、 提單資料齊全后,，有用到公司海外代理的，及時(shí)將S/A（發(fā)貨通知）發(fā)給海外代理,！

七,、 費(fèi)用結(jié)算

1、 根據(jù)業(yè)務(wù)員和客戶確認(rèn)好的費(fèi)用,，將賬單盡早發(fā)給客戶,，確認(rèn)客人是否需要開發(fā)票，確認(rèn)開票信息,，并將紙質(zhì)發(fā)票或電子發(fā)送給客戶,；

2、 如客人是需要付款買單的,，督促客人盡快支付費(fèi)用,；

3、 如是月結(jié)客人或可以押單的客人,，取得上家代理或船司運(yùn)費(fèi)發(fā)票后,，通知財(cái)務(wù)盡快安排付款。

4,、 發(fā)票費(fèi),，銀行付款費(fèi)用及匯率以公司財(cái)務(wù)公布為準(zhǔn)。

八,、 放貨

1,、 海運(yùn)放貨類型包括：電放，正本提單，Sea waybill,；操作根據(jù)客戶的實(shí)際情況來安排相應(yīng)類型的放貨,。 特別注意放貨風(fēng)險(xiǎn)，正本提單給到下訂單的托運(yùn)人,，規(guī)避海外代理無單放貨,。

2、 客人做電放的,，一定要在客人結(jié)清運(yùn)費(fèi),，提供電放保函后才能安排放貨；

3,、 客人做Sea waybill 的,，船公司原則上是運(yùn)費(fèi)到賬后即安排放貨，不需要客人提供保函,，所以做WAYBILL 時(shí)要提醒客人,；一般的船司做電放都要收取電放費(fèi)，如客人不需要扣貨而船司又能出waybill ,，或是放貨給代理的情形下,，選擇出waybilL可以節(jié)省電放費(fèi)。

4,、 操作部的放貨事宜由財(cái)務(wù)部控制,，即操作在放貨的時(shí)候要嚴(yán)格按照公司規(guī)定，不管客人選擇出正本提單或電放或Waybill,，是直接客戶,，F(xiàn)OB工廠或同行，都必須先向財(cái)務(wù)部先作放貨的申請,，待審核通過后才可以安排放貨,。

九、 提單審核

貨物跟單完畢后,，檢查各項(xiàng)資料是否都已錄齊,，無誤后將單交給操作部主管審核，操作主管要嚴(yán)格根據(jù)File的內(nèi)容檢查是否和系統(tǒng)錄的完全一致,，檢查操作跟單的嚴(yán)謹(jǐn)性和細(xì)致度,，以督促部門員工提高工作素質(zhì)。

十,、 文件歸檔

操作主管在審核完提單后,，將文件歸還至相應(yīng)的操作,，操作及時(shí)將文件用裝訂夾訂好,，按工作號排好順序放至文件夾。

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