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船舶運(yùn)輸中介如何接單?
來(lái)源:yh265.cn 時(shí)間:2024-06-18 09:12 點(diǎn)擊:0 編輯:水水

 接受訂單

1,、 操作員在接到業(yè)務(wù)員的工作流程卡后,,檢查上面的簽名是否完整,需要同時(shí)有業(yè)務(wù)員,、部門主管/市場(chǎng)部主管和操作部主管的簽名,。

2、 審核流程卡的信息資料是否齊全,,包括貨名,、重量、體積,、件數(shù),、起運(yùn)港、目的港,、柜型,、柜量、截關(guān)時(shí)間,、船公司,,訂艙代理資料等。

3,、 檢查客戶的委托書,,是否和業(yè)務(wù)員的訂艙信息一致。不一致或有疑問(wèn)的,,及時(shí)提出,。

4、 了解客人所需要的服務(wù),是否需要我司拖車,,報(bào)關(guān),?提單需電放還是出正本或者SEA WAY BILL,運(yùn)費(fèi)是

預(yù)付還是到付等,。

5,、 對(duì)新客戶,業(yè)務(wù)員需要將完整的客戶資料,,公司名,,地址,電話,,傳真,,給到操作員錄系統(tǒng)。

二,、 訂艙

1,、 操作員根據(jù)工作表資料聯(lián)系訂艙公司安排訂艙,訂艙單上需寫明所訂船公司,,截關(guān)船期,,起運(yùn)港,目的港,,柜型,,運(yùn)價(jià),貨名和重量等基本資料,;訂艙通過(guò)船公司網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)提交,,或者通過(guò)郵件發(fā)送BOOKING給船公司。

2,、 向船公司或訂艙代理及時(shí)了解艙位狀況,,確認(rèn)放艙時(shí)間,如出現(xiàn)爆艙或船期與工作流程卡不符之處,,及時(shí)向業(yè)務(wù)員反饋,。

三、 放艙

1,、 拿到艙位后,,及時(shí)核對(duì)S/O(艙位確認(rèn)書)上的信息,船名/航次,,柜型/柜量,,起運(yùn)港/目的港,截關(guān)時(shí)間等是否和訂艙一致,;如有不同之處,,向船公司或訂艙代理了解情況后及時(shí)向業(yè)務(wù)員反饋。

2、 如客人自安排拖車的,,將S/O及早給到客人,在放S/O給客人之前,,注意S/O上信息的保密性,,如訂艙人為同行的,在可以更改抬頭的情況下,,改為我司抬頭名,,不要將同行的信息泄露給客人,并了解客人做柜的時(shí)間,。放S/O給客人時(shí),,詢問(wèn)客人計(jì)劃裝柜的日期。

四,、 拖車

拖車可以分為工廠裝和公共倉(cāng)庫(kù)裝,。

1、 工廠裝,,可分為我司為客人安排拖車或客人自拖兩種,。

1.1 我司安排拖車

1.1.1 和客戶確認(rèn)裝柜的具體日期時(shí)間,地址,,裝貨聯(lián)系人,,電話。

1.1.2 確認(rèn)貨物的重量(確保車隊(duì)車輛可以承載),,是否需過(guò)磅,;如是小柜,確認(rèn)柜子擺放的位置,,是否需要擺放在車尾,?如果需要安排裝貨的是2個(gè)小柜,問(wèn)客戶是否需要孖拖,,特別注意不能超重,,通常總貨重超過(guò)30噸,,不適合安排孖拖,。

1.1.3 確認(rèn)貨物的名稱,尤其是美加線和澳新線,,如貨物為木制品包裝的,,拖車時(shí)要考慮客戶是否需要做實(shí)際薰蒸。美線對(duì)貨重限制較嚴(yán)格,,注意看S/O限重提示,,并提醒客戶。

1.1.4 確認(rèn)客人的報(bào)關(guān)方式,是清關(guān)還是轉(zhuǎn)關(guān),,如果是轉(zhuǎn)關(guān),,確認(rèn)轉(zhuǎn)關(guān)地點(diǎn),是否需要三對(duì)照等,。

1.1.5 將S/O和派車單至少提前1-2日給到拖車行,,跟蹤車行打單及提柜情況,以免爆艙或碼頭缺柜,。記住開(kāi)港日期和截重日期,。

1.1.6 盡早向車行取得柜號(hào)和相應(yīng)司機(jī)資料,將裝柜資料提前給到客戶,;

1.1.7 跟進(jìn)客戶的裝貨進(jìn)度,,以免造成拖車押夜,而產(chǎn)生押夜費(fèi)或耽誤船期,。

1.2 客人是自拖車的,,了解客人做柜的日期,于截關(guān)前3日到相應(yīng)的碼頭查詢客戶是否有做柜,,如果查不到柜號(hào)的,,主動(dòng)向客戶了解實(shí)際情況,看是否需要幫助客戶拿Latecome或是貨物有問(wèn)題需要延遲船期等,,做好客戶,,船公司二者之間良好的溝通。

2,、 倉(cāng)庫(kù)裝貨

2.1 了解貨物入倉(cāng)日期時(shí)間,,是否需要我司安排拖貨送到倉(cāng)庫(kù)?

2.2 客人自送貨的,,將進(jìn)倉(cāng)單和倉(cāng)庫(kù)地圖給到客人,,確認(rèn)客人送貨的日期時(shí)間,貨名,,重量,,體積,件數(shù),,送貨司機(jī)車牌和手機(jī),。

2.3 將貨物進(jìn)倉(cāng)的詳細(xì)資料和SO提前給到倉(cāng)庫(kù)。

2.4 貨物入倉(cāng)后,,與倉(cāng)庫(kù)核對(duì)進(jìn)貨資料是否與客戶提供的相符,,如有不符,一定要和客人再次確認(rèn),,客戶無(wú)誤后通知倉(cāng)庫(kù)安排做柜,。如果倉(cāng)庫(kù)有在線查詢進(jìn)倉(cāng)數(shù)據(jù),,及時(shí)查看,并發(fā)給客戶核對(duì),。

五,、 貨物申報(bào)

報(bào)關(guān)所需要的資料包括:A,報(bào)關(guān)單,;B,,裝箱單;C,,發(fā)票;D,,銷售合同,;E,報(bào)關(guān)委托書,;F,,貨物申報(bào)要素;G, 存出倉(cāng)委托書(散貨報(bào)關(guān)需要),;另根據(jù)海關(guān)監(jiān)管條件的不同,,有些貨物報(bào)關(guān)還需要報(bào)關(guān)手冊(cè),通關(guān)單,,許可證,,配額等。

1,、 柜貨申報(bào),;

1.1 客人自備報(bào)關(guān)單證的,今早要客人提交電子單證,,并將報(bào)關(guān)行委托代碼信息發(fā)給客戶,,叮囑客戶在網(wǎng)絡(luò)上提前做好電子委托。最好留足2日以上的時(shí)間進(jìn)行報(bào)關(guān),,以免碰到查柜延誤時(shí)間,。

1.1.1 收到客人電子報(bào)關(guān)資料后,檢查單證是否齊全,,數(shù)據(jù)是否相符,,盡早將單證轉(zhuǎn)給報(bào)關(guān)行。

1.1.2 貨物做柜后,,填寫配艙資料給到報(bào)關(guān)行,;包括我司工作單號(hào),貨物基本資料,,如品名,,毛重,,凈重,規(guī)格,,S/O號(hào),,目的港,國(guó)家名,,柜號(hào),,柜型,船名,,航次,,截關(guān)日期,出口碼頭,,是否需退稅,,貨物原產(chǎn)地,貨物有無(wú)品牌,,重柜紙,。

1.1.3 跟進(jìn)報(bào)關(guān)進(jìn)度,把握好截放行條的時(shí)間,;如遇到商檢或海關(guān)查驗(yàn),,及時(shí)將查柜信息通知客戶,以確認(rèn)客戶貨物是否有無(wú)問(wèn)題,,報(bào)關(guān)放行后,,反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)員和客戶。

1.2 客人報(bào)關(guān)單證,,需委托我司報(bào)關(guān)的,,向客戶要到詳細(xì)的貨物裝箱明細(xì)給到報(bào)關(guān)行,在客戶無(wú)單證的情況下,,要和客戶嚴(yán)格確認(rèn)貨物的品牌,,產(chǎn)地等資料。

1.3 客人自報(bào)關(guān)的,,將S/O及柜號(hào)等信息發(fā)給客人,,提醒客人截放行條時(shí)間,并可通過(guò)相關(guān)碼頭的網(wǎng)站或APP跟進(jìn)客戶的放行情況,,做到心中有數(shù),。

2、 散貨申報(bào)

2.1 提醒客戶按流程要求,,在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳提交報(bào)關(guān)單證,,詢問(wèn)報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)資料有無(wú)問(wèn)題。

2.2 散貨原則上一天可以報(bào)出關(guān),,可在報(bào)關(guān)當(dāng)天下午5點(diǎn)鐘左右向同行或倉(cāng)庫(kù)報(bào)關(guān)員確認(rèn)貨物報(bào)關(guān)情況,;

2.3 散貨報(bào)完關(guān)后,,向拼箱代理了解貨物的裝柜時(shí)間,我司貨物是否已經(jīng)安排入柜,,避免因意外情況漏裝貨物,。

六、 提單制作

1,、 確定貨已裝運(yùn)后,,根據(jù)船司截SI的時(shí)間,盡早讓客人提前提供提單資料,,制作提單樣本給客人核對(duì),;現(xiàn)因很多船司都是要求一次性的補(bǔ)料,提醒客人不要隨意更改提單,,以免產(chǎn)生改單費(fèi),。及時(shí)將提單信息錄入船公司網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)。

2,、 制作提單的時(shí)候,要將基本的信息資料,,如船名,、航次,ETD,,ETA,,起港,卸港等準(zhǔn)確的錄入系統(tǒng),。

3,、 有些國(guó)家因當(dāng)?shù)睾jP(guān)要求,船公司對(duì)提單會(huì)有些特別要求,,如需提供貨物商品編碼,,收貨人稅務(wù)登記證號(hào),提單需顯示運(yùn)費(fèi)等,,告之客人在補(bǔ)料時(shí)備齊這些資料,。對(duì)信用證要求下的提單,了解是否需要出船證,,確認(rèn)船公司是否能滿足船證要求,;因信用證對(duì)提單的要求比較苛刻,核對(duì)提單時(shí)一定要幫助客人仔細(xì)核對(duì),!

4,、 通常情況下,散貨和海外代理的指定貨,,簽發(fā)H/BL或電放H/BL給發(fā)貨人,,M/BL做電放或者出正本給代理,。

5、 除提單外,,確認(rèn)客人是否還需要制作其它清關(guān)文件,,如船證、產(chǎn)地證,、保險(xiǎn)單,、薰蒸證書等。

6,、 提單資料齊全后,,有用到公司海外代理的,及時(shí)將S/A(發(fā)貨通知)發(fā)給海外代理,!

七,、 費(fèi)用結(jié)算

1、 根據(jù)業(yè)務(wù)員和客戶確認(rèn)好的費(fèi)用,,將賬單盡早發(fā)給客戶,,確認(rèn)客人是否需要開(kāi)發(fā)票,確認(rèn)開(kāi)票信息,,并將紙質(zhì)發(fā)票或電子發(fā)送給客戶,;

2、 如客人是需要付款買單的,,督促客人盡快支付費(fèi)用,;

3、 如是月結(jié)客人或可以押?jiǎn)蔚目腿?,取得上家代理或船司運(yùn)費(fèi)發(fā)票后,,通知財(cái)務(wù)盡快安排付款。

4,、 發(fā)票費(fèi),,銀行付款費(fèi)用及匯率以公司財(cái)務(wù)公布為準(zhǔn)。

八,、 放貨

1,、 海運(yùn)放貨類型包括:電放,正本提單,,Sea waybill,;操作根據(jù)客戶的實(shí)際情況來(lái)安排相應(yīng)類型的放貨。 特別注意放貨風(fēng)險(xiǎn),,正本提單給到下訂單的托運(yùn)人,,規(guī)避海外代理無(wú)單放貨。

2,、 客人做電放的,,一定要在客人結(jié)清運(yùn)費(fèi),,提供電放保函后才能安排放貨;

3,、 客人做Sea waybill 的,,船公司原則上是運(yùn)費(fèi)到賬后即安排放貨,不需要客人提供保函,,所以做WAYBILL 時(shí)要提醒客人,;一般的船司做電放都要收取電放費(fèi),如客人不需要扣貨而船司又能出waybill ,,或是放貨給代理的情形下,,選擇出waybilL可以節(jié)省電放費(fèi)。

4,、 操作部的放貨事宜由財(cái)務(wù)部控制,,即操作在放貨的時(shí)候要嚴(yán)格按照公司規(guī)定,不管客人選擇出正本提單或電放或Waybill,,是直接客戶,,F(xiàn)OB工廠或同行,都必須先向財(cái)務(wù)部先作放貨的申請(qǐng),,待審核通過(guò)后才可以安排放貨,。

九、 提單審核

貨物跟單完畢后,,檢查各項(xiàng)資料是否都已錄齊,無(wú)誤后將單交給操作部主管審核,,操作主管要嚴(yán)格根據(jù)File的內(nèi)容檢查是否和系統(tǒng)錄的完全一致,,檢查操作跟單的嚴(yán)謹(jǐn)性和細(xì)致度,以督促部門員工提高工作素質(zhì),。

十,、 文件歸檔

操作主管在審核完提單后,將文件歸還至相應(yīng)的操作,,操作及時(shí)將文件用裝訂夾訂好,,按工作號(hào)排好順序放至文件夾。

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